Reklam ajanslarının oluşumunda organizasyonlarının şemaları yapılmalıdır. Şemaların yapılması ve görev tanımlarının yapılması ve uygulanması reklam ajanslarının başarısını artırır. İlk kurulacak bölümlerin başında müşteri ilişkileri birimi( müşteri ile temas kuran, müşterinin nasıl bir kampanya istediğine dair fikirlerini alan birimdir), mali ve idari işler birimi(firmanın tüm mali ve idari işlerini planlar), yaratıcı birim de(kampanyada kullanılacak anahtar fikrin oluştuğu birim) , stratejik planlama (anahtar fikir oluştuktan sonraki sürecin planlanmasından sorumludur. Kampanya öncesi ve sonrası araştırmalardan da sorumludur)birimidir. Bu birimler mutlaka kurulacak birimlerdir.
Reklam Ajanslarının Özelliğine Göre Kurulabilecek Bölümler
Reklam ajanslarının büyüklük ve faaliyet alanlarına bağlı olarak farklı birimler kurulabilir. Bunlar:
- Basılı işler, Basımı yapılan malzemelerde baskı tekniğinin ve renk kalitesinin mükemmel olması için çalışır, aynı zamanda maliyetlerinin uygun olması için gayret eder.
- Prodüksiyon, reklamlar için hazırlanacak filmlerin kalite, maliyet ve yaratıcılık açısından mükemmel olanı sağlayacak prodüksiyon şirketi seçimini, seçimde dikkate alınacak kriterlerin belirlenmesi, maliyeti, filmin ve fotoğrafın en iyi şekilde olmasından sorumludur. Bütün bilgilerin arşivlenmesinden sorumludur.
- Medya planlama, kampanya da hedeflenen kitleye marka veya ürün ile ilgili mesajın verilmesinden sorumludur. Üç bölümde çalışır. Planlamanın yapılması, satın alma ve son olarak araştırma
- Bilgi işlem, ajans içinde gerçekleşen bilgi akışının organizasyonundan sorumludur. Bunun için lazım olan yazılımları ve donanım için gerekli ekipmanı kanuni olarak bulmak, çalışanları konu ile ilgili eğitmek ve bilgilerin yedeklemesini yapmaktır.
- İnsan kaynakları,
- Trafik, ajanslarda can damarı olarak da tabir edilen bölümdür. Ajans içinde materyallerin doğru bir şekilde yerine ulaşmasını sağlar.
- Arşiv, reklam ajanslarının yaptığı tüm projelerin düzenli ve temiz olarak saklanmasından, istendiğinde izni olan kişilere verilmesini sağlayan bölümdür.
Ayrıca ajanslarda bulunan santral görevlileri ile resepsiyonistler de vardır ki ajansın dış dünya ile kurduğu ilk teması sağlarlar. İlk intiba önemli olduğundan yüz yüze konuşmalarda olduğu kadar telefon konuşmalarında da profesyonellikten ödün verilmemelidir. Hem işitsel hem de görsel olarak ajansı temsil ettikleri unutulmamalıdır. Bilgi vermede nazik ve kibar olunmalıdır.
